Προβλήματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας

Η επικοινωνία με e-mail αποτελεί τη χρησιμότερη υπηρεσία του διαδικτύου καθώς καλύπτει τόσο τις προσωπικές ό,σο και τις επαγγελματικές μας ανάγκες, αφού το περασμένο έτος (2018) διακινήθηκαν 300 δισ. μηνύματα από περίπου 4 δισ. χρήστες.

Θα γνωρίζετε ήδη ότι ο κόσμος της ηλεκτρονικής επικοινωνίας είναι γεμάτος από εμπόδια και προβλήματα, με τους χρήστες να παραπονούνται συχνά επειδή:

• Αντιμετωπίζουν προβλήματα στην παραλαβή μηνυμάτων τους
• Αντιμετωπίζουν προβλήματα στην αποστολή μηνυμάτων τους
• Δέχονται μεγάλο αριθμό ανεπιθύμητων μηνυμάτων (spam)
• Εξαπατούνται ή μολύνονται, από κάποιο μήνυμα που τους έστειλαν.

Σκεφτήκαμε να σας παρουσιάσουμε τα συνηθέστερα προβλήματα email, με τη λύση τους, ώστε να κατανοήσετε καλύτερα τις διαδικασίες και να βελτιώσετε τη διαδικτυακή σας εμπειρία.

ΣΕ ΚΑΘΕ ΠΡΟΒΛΗΜΑ e-mail, ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΟΚΤΩ (8) ΥΠΟΠΤΟΙ!

Το μήνυμα που αποστέλλετε, στην πορεία του προς τη συσκευή του παραλήπτη, περνά από αρκετά στάδια, που για διάφορους λόγους μπορεί να αποτελέσουν εμπόδιο με τη μορφή της αναστολής, εμπόδιου, δυσλειτουργίας κλπ.

1. Το πρόγραμμα mail που χρησιμοποιείτε στη συσκευή σας (π.χ Outlook, Thunderbird κλπ).
   Έχουν παρατηρηθεί περιπτώσεις που διακόπτεται η ομαλή λειτουργία των εφαρμογών αυτών και χρειάζονται "συντήρηση".
2. Το περιβάλλον της Συσκευής σας, δηλ. το λειτουργικό ή οι εφαρμογές προστασίας (firewall, antivirus κλπ)
3. Η ποιότητα σύνδεσής σας στο Internet που μπορεί να εξασθενήσει αρκετά ή και να διακοπεί εντελώς.
4. Ο Διακομιστής Εξερχομένων μηνυμάτων που χρησιμοποιείτε (ο server που αναλαμβάνει να αποστείλλει το μήνυμα).
5. Ο Διακομιστής Εισερχομένων μηνυμάτων (ο server που φιλοξενεί το λογαριασμό σας email).
6. Η ποιότητα σύνδεσης στο Internet, του παραλήπτη.
7. Το περιβάλλον Συσκευής του Παραλήπτη.
8. Η εφαρμογή mail που χρησιμοποιεί ο παραλήπτης.

ΚΛΑΣΣΙΚΗ ΑΤΑΚΑ: "δεν το πήρες; - το ξαναστέλνω"

Αν το μήνυμα δεν πήγε, είτε εμποδίζεται από "κάτι" ή απλά χρειάζεται λίγο περισσότερο χρόνο για να παραδοθεί.

Οπότε, μην το συνεχίζετε - ΔΕΝ έχει νόημα!

Αν μήνυμα που στείλατε δεν μπόρεσε να παραδοθεί:

1. θα λάβετε ενημέρωση αμέσως, για το λόγο αδυναμίας παράδοσης (να ελέγχετε τα mail σας)
   και
2. Ο διακομιστής εξερχομένων (outgoing server), θα συνεχίσει τις προσπάθειες παράδοσης, για μερικές ακόμα μέρες.

Ποιοί είναι οι συνήθεις λόγοι που τα email δεν μπορούν να παραδοθούν;

Λόγος #1: Κακή φήμη υποδομής και συγκεκριμμένα:

1.α: Όταν υπολογιστής μας έχει "μολυνθεί" και στέλνει μαζικά, spam μηνύματα, εν αγνοία μας.
1.β: Όταν η κοινόχρηστη (shared) IP του site μας, εμπλακεί σε αποστολές spam mail.
1.γ: Όταν η IP της σύνδεσής μας στο Internet (δυναμική IP) χρησιμοποιήθηκε σε spam αποστολές, πριν έρθει στα χέρια μας.

Λόγος #2: Mailbox παραλήπτη γεμάτο, οπότε η παραλαβή δεν είναι εφικτή.

Λόγος #3: Παραλήπτης άγνωστος. Το mail υπήρχε αλλά όχι πια ή το έχουμε γράψει λάθος.

Πίνακας προβλημάτων e-mail και αίτια δημιουργίας

Αν δεν έχετε χρόνο να διαβάσετε όλο το άρθρο, χρησιμοποιήστε τον πίνακα που ακολουθεί

ΠΡΟΒΛΗΜΑ	ΠΙΘΑΝΕΣ ΑΙΤΙΕΣ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣ
Το μήνυμα δεν φεύγει	Αυτή τη στιγμή, έχετε αργή σύνδεση στο Internet (συχνό) Συνδέεστε με WiFi και έχετε απομακρυνθεί από το router Χάθηκε η σύνδεση με το Internet (πτώση υπηρεσιών παρόχου) Συνημμένο μεγάλου μεγέθους (πολύ συχνό) Το Antivirus (ή το Firewall) του υπολογιστή σας, εμποδίζει την αποστολή Το Firewall του Διακομιστή Εξερχομένων, εμποδίζει την αποστολή Διακομιστής Εξερχομένων μη διαθέσιμος (πιο σπάνιο) Περισσότερα: ★ Πρόβλημα στη συσκευή σας, ★ Πρόβλημα στο πρόγραμμα αλληλογραφίας σας, ★ Προσπαθείτε να στείλετε πολύ μεγάλο αρχείο ή έχετε πολύ αδύναμη σύνδεση με το διαδίκτυο
Δεν αναγνωρίζεται ο κωδικός, είτε στην παραλαβή είτε στην αποστολή	Χρησιμοποιείτε λάθος κωδικό στο διακομιστή Εισερχομένων ή και Εξερχομένων. Σας απαγορεύτηκε η πρόσβαση από το server. Συμβαίνει για λόγους ασφάλειας, αν δώσατε λάθος κωδικό κάμποσες φορές. Έχει γίνει υποκλοπή του κωδικού σας. Πρέπει να τον αλλάξετε αμέσως.
Το μήνυμα δεν παραδίδεται ή καθυστερεί να παραδοθεί.	Παραλήπτης Άγνωστος (έχετε γράψει σωστά τη διεύθυνση;) Το γραμματοκιβώτιο Παραλήπτη έχει γεμίσει. Ο Διακομιστής Εισερχομένων Παραλήπτη δεν ανταποκρίνεται Απόρριψη λόγω κακής φήμης υποδομής αποστολέα Απόρριψη λόγω ύποπτου συνημμένου Παραδόθηκε στο φάκελο ανεπιθύμητων, οπότε δεν έγινε αντιληπτό. Δείτε: ★ Πρόβλημα στο διακομιστή εισερχομένων του παραλήπτη, ★ Πρόβλημα με το πρόγραμμα αλληλογραφίας του παραλήπτη
Το μήνυμα απορρίπτεται (σας έχει έρθει ειδοποίηση που εξηγεί τους λόγους που απέτυχε η παράδοση)	Δείτε: ★ Πρόβλημα στο διακομιστή σας εξερχομένων, ★ Πρόβλημα στο διακομιστή εισερχομένων του παραλήπτη
Ο παραλήπτης ισχυρίζεται οτι δεν έλαβε το μήνυμα (δεν έχετε παραλάβει ειδοποίηση απόρριψης)	Δείτε: ★ Πρόβλημα με το πρόγραμμα αλληλογραφίας του παραλήπτη
Παραλαβή καταιγισμού email μηνυμάτων που στην ουσία είναι αναφορές ανεπιτυχούς παράδοσης	Κάποιος αποστέλλει μηνύματα spam, δηλώνοντας τη δική σας διεύθυνση σαν δική του. Οι αναφορές ανεπίδοτων έρχονται στον "αποστολέα" δηλ. σε "εσάς".

Τη λύση των παραπάνω προβληματάτων, ανάλογα με το στάδιο που συμβαίνει το πρόβλημα, μπορεί να δώσει ένας από τους παρακάτω:

• Εσείς
• Ο πάροχος, σύνδεσής σας στο Internet
• Το τεχνικό τμήμα του site, όπου διατηρείτε λογαριασμό e-mail
• Το τεχνικό τμήμα του site του παραλήπτη, που πρόκειται να παραλάβει το μήνυμά σας
• Ο παραλήπτης

Αρχείο αναφορών (Log Files)

Οι servers (3 & 4 στο σχήμα) καταγράφουν όλες τις αποστολές/παραλαβές, επιτυχείς και ανεπιτυχείς.

Αν η αποστολή αποτύχει, καταχωρείται ο λόγος αποτυχίας σε ειδικά αρχεία καταγραφής, τα "log files".

Μπορείτε να ενημερωθείτε για ανεπιτυχή συμβάντα από το διαχειριστή του mail server σας.

Λάθος Πρακτικές

Αν το μήνυμα δεν παραδόθηκε, βρείτε την αιτία - μην το στέλνετε συνέχεια ξανά και ξανά!
Κάποιος λόγος υπάρχει που δεν παραλαμβάνεται και θα είστε σε θέση να τον ανακαλύπτετε, αν ολοκληρώσετε το διάβασμα του παρόντος άρθρου.

ΑΝΑΛΥΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ e-mail

Υποθέτοντας ότι αντιμετωπίζετε πρόβλημα επιτυχούς αποστολής e-mail, θα εξετάσουμε τα 8 πιθανά σημεία που συνήθως δημιουργούν πρόβλημα.

1. Πρόβλημα στη συσκευή σας

Συμπτώματα:

Το e-mail δεν φεύγει

Αιτίες:

Εμποδίζεται από το Antivirus ή το Firewall

Λύση:

Αν δε μπορείτε να επαναφέρετε τις ρυθμίσεις, φωνάξτε τεχνικό.

2. Πρόβλημα με το πρόγραμμα αλληλογραφίας σας

Συμπτώματα:

Το e-mail δεν φεύγει

Αιτίες

• Σε κάποιες περιπτώσεις το αρχείο δεδομένων του Outlook χρειάζεται επισκευή (σπάνια περίπτωση) ή
• βρίσκεται σε κατάσταση "ανενεργή" (επίσης σπάνια περίπτωση)

Λύση:

Για την περίπτωση Αρχείο δεδομένων Outlook κατεστραμμένο, το επιδιορθώνουμε με την εφαρμογή SCANPST.EXE που διαθέτει η Microsoft για το σκοπό αυτό.

Αν δε μπορείτε να επαναφέρετε τις ρυθμίσεις, φωνάξτε τεχνικό.

3. Πρόβλημα λόγω κακής σύνδεσης με το διαδίκτυο

Συμπτώματα:

Το e-mail δεν φεύγει

Αιτίες:

• Η σύνδεσή μας με το Internet είναι κακή ή δεν υπάρχει καθόλου
• Έχετε επισυνάψει ΠΟΛΥ ΜΕΓΑΛΟ αρχείο (π.χ. εικόνα μεγάλου μεγέθους)
• Ο υπολογιστής συνδέεται στο Internet από το router με WiFi (χωρίς καλώδιο)

Λύση:

Κατ' αρχήν βεβαιωθείτε για το αν υπάρχει δίκτυο με τη βοήθεια του φυλλομετρητή (browser).
Βλέπετε άλλα sites?

• Αν δε βλέπετε, ελέγξτε αν το καλώδιο δικτύου είναι σωστά τοποθετημένο στον υπολογιστή.
• Αν συνδέεστε με Wifi, πηγαίνεται πιο κοντά στην πηγή (router) και αν αυτό δε λύνει το πρόβλημα κάντε μια επανεκκίνηση στο router.
• Συνημμένο βαρύ: Σταματήστε την προσπάθεια αποστολής, σβύστε το αρχείο από το φάκελο "εξερχόμενα".
  Επεξεργαστείτε το, μικραίνοντας το μέγεθός του και δοκιμάστε ξανά
• Δυστυχώς, υπάρχουν ακόμα περιοχές κακής ποιότητας σύνδεσης, ακόμη και μέσα στην Αθήνα.
  Δείτε "τι είναι bandwidth" σε σχετικό μας άρθρο.
  Σαν μια τελευταία προσπάθεια, τηλεφωνήστε στον πάροχό σας και δηλώστε το πρόβλημα που αντιμετωπίζετε. Η επέμβασή τους, συνήθως ανεβάζει λίγο την ταχύτητα.

4. Πρόβλημα στο διακομιστή σας εξερχομένων

Συμπτώματα:

Ο διακομιστής εξερχομένων (4) αδυνατεί το εντοπίσει το server παραλαβής (5).
Σε αυτή την περίπτωση σας ειδοποιεί με το μήνυμα: "host lookup did not complete"

Αιτίες

Ο server (4) εντοπίζει τον server παραλαβής (5) με τη βοήθεια των λεγόμενων DNS Servers.
Αν αυτό δεν είναι δυνατό για κάποιο λόγο, η προσπάθεια τερματίζεται.

Σημ. Κάτι τέτοιο, γίνεται γρήγορα αντιληπτό (όλο και κάποιος χρήστης θα παραπονεθεί) οπότε θα έχετε λύση γρήγορα.

Λύση:

Θα ήταν καλή ιδέα να χρησιμοποιούνταν οι Google DNS (8.8.8.8), αλλά αυτό αφορά τους τεχνικούς του server και όχι εσάς τους χρήστες.

Για να διαπιστώσετε αν φταίει ο server εξερχομένων, δοκιμάστε να συνδεθείτε στο webmail σας (www.το-site-σας.gr/webmail) και να στείλετε ένα test. Αν το test αποσταλλεί, το πρόβλημα βρίσκεται στα σημεία 1, 2, 3 του σχήματος.

5. Πρόβλημα στο mail server του παραλήπτη

Συμπτώματα:

Είναι η πιο συνηθισμένη περίπτωση προβλημάτων.
Το e-mail φεύγει μεν από εμάς, αλλά δεν παραδίδεται για κάποιο λόγο.

Αιτίες

• Πτώση υπηρεσιών server (πολύ σπάνιο)
• Άγνωστος Παραλήπτης (Recipient unknown)
  Ο server αδυνατεί να το παραδώσει κάπου. Έχετε γράψει λάθος email
  Γραμματοκιβώτιο Παραλήπτη Γεμάτο (The recipient's mailbox is full and can't accept messages now)
  Δεν υπάρχει επαρκής χώρος για παράδοση του μηνύματός σας.
• Κακή φήμη
  Αν η ταυτότητά σας (IP) που χρησιμοποιήσετε στο Internet έχει καταγγελθεί για κακή συμπεριφορά (spam), τότε τα μηνύματα που προέρχονται από εσάς, θα απορρίπτονται.
  Η IP αυτή μπορεί να είναι σταθερής σύνδεσης (σπίτι, γραφείο), περιστασιακής σύνδεσης (WiFi καφετέριας) ή ακόμα και του server σας (περίπτωση 4).
• Σε Καραντίνα (Greylisted)
  Οι "καραντίνες" αυτές κρατούν μερικά λεπτά.
  Το μήνυμά σας θα προωθηθεί λίγο αργότερα, αγού ο server σας (4) θα προσπαθήσει ξανά.
  Δεν θεωρείται "πρόβλημα" αλλά διαδικασία παράτασης του χρόνου παράδοσης.
• Συνημμένο ύποπτο
  Τα e-mails μπορούν να θεωρηθούν επικίνδυνα όταν μεταφέρουν συνημμένα αρχεία, συγκεκριμμένου τύπου, όπως:
  [1] .exe - .jar - .iso - .msi - .bat - .com, που μας αποστέλλουν συνεχώς οι κακόβουλοι του διαδικτύου
  [2] .jpg - .png - .pdf - .docx - .xlsx - .pptx που μπορεί να θέλουμε να στείλουμε εμείς και μας τα απορρίπτουν.
  Λογικά, η αποστολή ενός (αθώου κατ' εσάς) pdf, θα τοποθετηθεί το φάκελλο "SPAM" του παραλήπτη.
  Επίσης αν είναι ανάγκη να στείλετε συνημμένο της μορφής [2] γενικώτερα και απορρίπτεται, συμπιέστε το, ώστε να έχει κατάληξη .zip και όχι .xlsx ή .docx
• Αποκλεισμός Παραλήπτη (σπάνια θα συμπέσει με δική μας αποστολή)

Λύση:

• Το πρώτο που πρέπει να γίνει, είναι να ενημερωθείτε για το πρόβλημα!
  Ο απέναντι server θα ενημερώσει για τους λόγους μη παράδοσης του email.
  Στο σύνολο των περιπτώσεων όσοι αποστέλλουν μηνύματα αγνοούν το μήνυμα λάθους που επιστρέφεται από τον απέναντι server.
• Η κάθε περίπτωση από αυτές που αναφέραμε έχει και τη δική της λύση, που θα δοθεί από εσάς ή από τεχνικό υποστήριξης, ανάλογα την περίπτωση.

6. Πρόβλημα σύνδεσης του παραλήπτη στο Internet

Συμπτώματα:

Το e-mail παραδίδεται στο server (5) αλλά ο παραλήπτης αδυνατεί να το παραλάβει.

Αιτίες

• Ο παραλήπτης έχει αποσυνδεθεί από το δίκτυο.
• Το μήνυμα συνοδεύεται από κάποιο μεγάλο συνημμένο και η ποιότητα σύνδεσης του παραλήπτη δεν καταφέρνει να ολοκληρώσει.
  Σε αρκετές περιπτώσεις μάλιστα θα παραλαμβάνει πολλές φορές μηνύματα που έχει ήδη παραλάβει, αλλά όχι το βαρύ που αποτυγχάνει.

Λύση:

Εδώ ίσως ο χρήστης πρέπει να μιλήσει με την τεχνική υποστήριξη του server του.

7. Πρόβλημα με τη συσκευή του παραλήπτη

Συμπτώματα:

Το e-mail έχει παραδοθεί στο server (5) αλλά ο παραλήπτης αδυνατεί να το παραλάβει.

Αιτίες

• Πρόβλημα στη συσκευή του παραλήπτη.

Λύση:

• Επανεκκίνηση του υπολογιστή.
• Έλεγχος για ιούς.

8. Πρόβλημα με την εφαρμογή mail του παραλήπτη

Συμπτώματα:

Το πρόγραμμα mail του παραλήπτη είναι και ο τελευταίος σταθμός της διαδικασίας.
Το e-mail έχει παραδοθεί στο server (5) αλλά ο παραλήπτης δεν το έχει δει ακόμη.

Αιτίες

• Το μήνυμα δεν παραδίδεται γιατί το συνθηματικό που δίνει ο παραλήπτης είναι λάθος.
• Το Firewall (η το Brute Force) του server (5) έχει κλειδώσει τον παραλήπτη, λόγω επανειλημμένων αποτυχιών.
• Το μήνυμα έχει παραληφθεί, αλλά θεωρήθηκε μερικώς ύποπτο και μεταφέρθηκε στον λεγόμενο φάκελλο των "spam" ή "junk"

Λύση:

• Να ελέγξει ο παραλήπτης το φάκελο των "ανεπιθύμητων" (spam)
• Να επικοινωνήσει με την τεχνική του υποστήριξη