Άρθρα » Domain & Hosting
Εξι λόγοι που μας ταλαιπωρούν με τα email
Η υπηρεσία της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (email) είναι σήμερα αυτονόητη υπηρεσία στον οποιοδήποτε χρήστη του διαδικτύου.
Επειδή η μη σωστή χρήση της υπηρεσίας email, δημιουργεί προβλήματα μικρά ή μεγάλα, αποφασίσαμε να γράψουμε το παρόν άρθρο, που θα ελαχιστοποιήσει την ταλαιπωρία σας.
Δείτε πιο κάτω, τι πρέπει να αποφεύγετε, για να μειώσετε τα προβλήματα με τα email.
1. Χρήση εύκολου συνθηματικού
Έχουμε γίνει μάρτυρες πολλών περιστατικών παραβίασης λογαριασμών, εξ'αιτίας απίστευτα εύκολων συνθηματικών, όπως "12345".
Υποτίθεται, τα συνθηματικά προστατεύουν την αλληλογραφία μας και πρέπει να αποτρέπουν την παραβίαση του λογαριασμού.
Σε όλες τις περιπτώσεις, πρέπει να ορίζουμε συνθηματικά μήκους τουλάχιστον 8 χαρακτήρων, πολύπλοκα, που συνδυάζουν:
- αριθμούς
- γράμματα (μικρά & κεφαλαία)
- ειδικούς χαρακτήρες (#,$,%... κλπ)
Παράδειγμα: A7-gH20uCQ(w
Στις περιπτώσεις που είμαστε ελεύθεροι να ορίσουμε "κάτι εύκολο", να μην το κάνουμε. Η δικαιολογία "να το θυμάμαι" δεν ευσταθεί γιατί θα αποθηκευτεί και δε χρειάζεται να το θυμόμαστε.
Επιπλέον, τα συνθηματικά μας πρέπει να τα ανανεώνουμε σε τακτά χρονικά διαστήματα, π.χ κάθε χρόνο
2. Αποστολή μηνυμάτων μεγάλου βάρους
Τι πιο εξυπηρετικό από το να "σκανάρουμε" ένα έγγραφο -ή να το φωτογραφίζουμε με το κινητό μας- και να το στέλνουμε;
Το έχουμε κάνει και το κάνουμε ήδη οι περισσότεροι από εμάς.
Υπάρχει όμως ένα πρόβλημα με τα αρχεία εικόνων που στέλνουμε:
Οι scanner συσκευές, όπως και τα κινητά μας, δημιουργούν ένα αρχείο εικόνας πολύ μεγαλύτερο απ' ότι στην ουσία χρειαζόμαστε.
Αν επεξεργαστούμε τις εικόνες αυτές, μικραίνοντας τις διαστάσεις και χαμηλώνοντας την ανάλυση, πετυχαίνουμε το ίδιο οπτικό αποτέλεσμα, αλλά με μικρότερο βάρος.
Πόσο μικρότερο; Ακόμη και δέκα φορές μικρότερο, άνετα.
Η απόπειρα αποστολής email πολύ μεγάλου όγκου εμποδίζεται (δείτε την παρακάτω εικόνα).
Τα email μεγάλου όγκου τα στέλνουμε με υπηρεσίες όπως αυτή του Dropbox.
Εικόνα: Ο κωδικός λάθους "552" και η αιτιολογία "exceeded storage allocation", δείχνουν ότι το μήνυμα το απέρριψε ο server του παραλήπτη, ως υπερβολικά μεγάλο.
Το να στείλουμε μια βαριά εικόνα, δεν είναι συνήθως και τόσο πρόβλημα, αν τη στιγμή εκείνη η σύνδεσή μας είναι γρήγορη.
Πρόβλημα είναι να επιχειρήσουμε να στείλουμε πολλές εικόνες μαζί και μάλιστα ανεπεξέργαστες.
Συμπέρασμα: Αν δεν είστε σε θέση να επεξεργάζεστε τις εικόνες (οι περισσότεροι δεν είναι), προτιμάτε να τις στέλνετε μια-μία.
3. Αγνόηση αναφορών (αποτυχημένης) παράδοσης
Πολλοί είναι οι λόγοι που ένα μήνυμα εμποδίζεται να φτάσει στον παραλήπτη του, όπως:
- Πρόβλημα στο διακομιστή του αποστολέα ή και του παραλήπτη.
- Διαθέσιμος χώρος λογαριασμού παραλήπτη, πλήρης.
- Προβλήματα δικτύου.
- Προστασία που ενεργοποιήθηκε (antispam, antivirus κλπ), εμποδίζοντας την παράδοση.
Παράδειγμα:
Εικόνα: Η επεξήγηση "Mailbox is full", μας πληροφορεί ότι δεν υπάρχει διαθέσιμος χώρος στο λογαριασμό του παραλήπτη.
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε, αν αποτύχει η παράδοση κάποιου μηνύματος, είναι να ελέγξεει ο αποστολέας την αλληλογραφία του, αφού κάθε αποτυχία συνοδεύεται από αναφορά της αδυναμίας παράδοσης.
Δείτε περισσότερα στο άρθρο μας προβλήματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.
4. Απάτες
Ευτυχώς, τα περισσότερα κακόβουλα μηνύματα που λαμβάνουμε, αντιμετωπίζονται από λογισμικό προστασίας (antispam, antivirus) και που συνήθως κρατούν την υγεία της αλληλογραφίας μας σε καλό επίπεδο.
Υπάρχουν όμως και κακόβουλα μηνύματα που δεν ανιχνεύονται, όπως τα μηνύματα ψευδούς ταυτότητας.
Για να γίνουμε πιο συγκεκριμένοι, στα μηνύματα αυτά προσπαθούν να μας πείσουν να ακολουθήσουμε (να κάνουμε κλικ) κάποια διεύθυνση ή να ανοίξουμε κάποιο συνημμένο.
Οι προφάσεις που χρησιμοποιούν για να μας εξαπατήσουν είναι:
- Γέμισε το mail σου. Κάνε κλικ εδώ για να το καθαρίσεις
- Λήγει ο λογαριασμός του mail σου. Κάνε κλικ εδώ για να τον ανανεώσεις
- Σου στέλνουμε συνημμένο το τιμολόγιο. Κάνε κλικ να δεις λεπτομέρειες της "αγοράς"
Εικόνα: Η πρώτη προειδοποίηση έρχεται από την εμφύτευση της επισήμανσης *** VIRUS ***.
Η δεύτερη προειδοποίηση έχει να κάνει με το ακατάληπτο του μηνύματος.
Είναι φανερό ότι ο αποστολέας δεν γνωρίζει ελληνικά.
Να είστε ΠΑΝΤΑ καχύποπτοι!. Ακόμα και αν ο αποστολέας δείχνει ή είναι γνωστός! Προσοχή!
5. Παθητικότητα στο SPAM
Τι κι αν έχει θεσπιστεί η προστασία των προσωπικών δεδομένων GDPR, δεχόμαστε καθημερινά αρκετά ανεπιθύμητα μηνύματα (SPAM), όχι μόνο από το εξωτερικό, αλλά και εγχώρια.
Είναι αστείο που κάποιοι ρισκάρουν αποστέλλοντας διαφημιστικά μηνύματα χωρίς την άδειά μας, δηλώνοντας αφελώς "αυτό το μήνυμα δεν είναι spam, αφού αναγράφει διεύθυνση και τηλέφωνο κλπ κλπ".
Τι αφέλεια... Είναι παράνομο και κινδυνεύουν με βαριά πρόστιμα.
Είναι γεγονός ότι η μεγάλη πλειοψηφία, δέχεται παθητικά τα μηνύματα αυτά, αγνοώντας τους τρόπους αντιμετώπισης του φαινομένου.
Αυτό που μπορούμε να κάνουμε για να βελτιώσουμε την ενόχληση είναι:
- Να ορίσουμε το βαθμό αυστηρότητας στις παραλαβές μας με προσοχή, ζητώντας να ενημερωνόμαστε για ότι ύποπτο ανιχνεύεται. Μια πολύ γνωστή και παλιά υπηρεσία, είναι το Apache SpamAssasin.
Στο εξής, στο θέμα των ύποπτων μηνυμάτων θα μπορεί να προστίθεται το πρόθεμα ***VIRUS***.
Παράδειγμα:
- Να διαθέτουμε (συνεχώς) λίγο από το χρόνο μας στη δημιουργία φίλτρων.
Τα φίλτρα είναι γενικοί κανόνες συμπεριφοράς της εφαρμογής μας mail, σε κάθε νέα παραλαβή, με 2 σκέλη:
ΣΥΝΘΗΚΗ - ΕΝΕΡΓΕΙΑ π.χ:
ΣΥΝΘΗΚΗ: όλα τα μηνύματα των οποίων το mail του αποστολέα λήγει σε .ru (προέλευση Ρωσσία)
ΕΝΕΡΓΕΙΑ: να διαγράφονται
ΣΥΝΘΗΚΗ: όλα τα μηνύματα στων οποίων το θέμα περιέχεται η λέξη "viagra"
ΕΝΕΡΓΕΙΑ: να διαγράφονται
Παράδειγμα:
6. Πρόβλημα χώρου
Όλοι τα μηνύματα που έχουμε λάβει ή έχουμε στείλει, βρίσκονται αποθηκευμένα στο λογαριασμό μας, σε κάποιο μηχάνημα (server).
Σε άλλες περιπτώσεις είναι ασφαλή, χωρίς κίνδυνο απώλειας και σε άλλες όχι, οπότε πρέπει να φροντίζουμε να κρατάμε αντίγραφα ασφαλείας.
Σε όλες όμως τις περιπτώσεις, πρέπει να είμαστε ενήμεροι για το χώρο που έχουμε διαθέσιμο.
Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, αν ο λογαριασμός μας γεμίσει, όλα τα μηνύματα των οποίων είμαστε παραλήπτες, θα απορρίπτονται.
Επίλογος
Τα προβλήματα στην ηλεκτρονική μας αλληλογραφία, δεν θα τελειώσουν ποτέ. Η αιώνια μάχη του καλού με το κακό.
Μια και τα μηνύματα που λαμβάνουμε έχουν στο μεγαλύτερό τους μέρος σχέση με τη δουλειά μας, είναι στο χέρι μας να βελτιώσουμε τις συνθήκες, περιορίζοντας την ενόχληση.
Αν αντιμετωπίζετε σοβαρό θέμα και χρειάζεστε βοήθεια από επαγγελματίες, θα χαρούμε να βοηθήσουμε.
